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その話、伝わってる?仕事ができる人が実践する「報告」のコツ

2019.03.14 21:00

「この人、仕事できるな」と一目置かれる人こそ、基本的なポイントを押さえているもの。ビジネスパーソンにとって必要不可欠な報連相の“報告”がキーポイントでしょう。

そこで今回は、マナー講師経験もある前濱瞳さんに“仕事ができる”と思われる人に共通する、スマートな報告の仕方を教えてもらいました。

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Step1:報告は「結論」から伝えよう

「話が長くて、結局何を言いたいのかわからない」と眉をひそめられてしまってはガッカリですよね。たしかに、成功したときは報告したくなりますが、失敗の報告では気が重くなり、大事な“結論”を後回しにしてしまうことも……。報告を受ける側の上司が知りたいのは結論です。結果から先に伝えましょう。

なお、報告には「たしか〜ではないでしょうか」や「〜になると思います」といった推測はタブーですので、ご注意くださいね。

 

Step2:なぜその結論に至ったのか「理由」を説明する

最初に“結論”をしっかり報告したら、次に大切なのは、なぜその結論になったのか“理由”を説明することです。この順番が逆になってしまうと、理由を延々と述べているようで、それが言い訳がましく聞こえる危険性があります。

「昨年、新しいシステムを導入したばかりなので、しばらくは現状維持とのことです」といったように、簡潔にまとめると良いでしょう。よりスマートにまとめるには“報告”に欠かせない5W3H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくら・どれぐらい)にあてはめて考えるのがおすすめですよ。

 

Step3:あいまいな表現を避けた「経過」を伝える

結論から始まり、その理由ときたら、“経過”を補足しましょう。この順番で報告をすると内容が伝わりやすいです。また、経過はあいまいな表現をすることで、トラブルを引き起こしやすいので注意しましょう。仕事ができる方は、この経過の伝え方もスマート!

具体的には「先方には昨日も伺いましたが、返事は変わりませんでした」のように、情報をクリアに伝えることを意識しましょう。

「そのこと」や「例の件」といった、あいまいな表現を使っていると、聞き手と情報の不一致が起きてしまうケースがあるので、主語に気をつけて。

 

基本的なことですが、どれもとても大切。どんな状況でもスマートなコミュニケーションがとれるよう、ポイントを覚えておきましょう。

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【参考文献】

※ 福田健『きれいな敬語の使い方・話し方 会話、メール、手紙での敬語のすべて!』主婦の友社

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