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知らずにマナー違反だったかも?「お礼を伝える」ビジネスメールの送り方

2019.03.07 20:30

頼んでいた資料を送ってもらったときなど、ビジネスパーソンなら“お礼”のメールをする機会も多いですよね。

そんなビジネスにおけるお礼メールで、知らずにマナー違反をしていたら……。せっかくの感謝の気持ちもうまく伝わらないかもしれません。

そこで今回は、マナー講師経験のある前濱瞳さんに、知らないと恥ずかしいビジネスメールの送り方を“お礼”をテーマに教えてもらいました。

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NG1:感謝の思いを伝えたいがために本文が長すぎる

日頃の感謝の思いや、尊敬の念などから、お礼のメールがまるで絵巻のごとく、長すぎてしまうのはNGですよ。たしかに読んでいると熱意を感じるかもしれませんが、画面上では読みづらくなってしまうため、ビジネスマナーとしてはふさわしくありません。

あくまでお礼のメールでは、文章は短く簡潔にまとまっていることがポイント。もし上手くまとめられない……というときは、5W3H(日時・場所・対象者名・件名・目的・方針・料金・数量)を意識すると良いですよ。読みやすいように、メール本文中では適度な改行も使ってみてくださいね。

また、お礼メールをきっかけに、次回のお約束につなげることができるとよりGOOD! 書ききれなかった感謝の思いは、次回会ったときに直接伝えましょう。

 

NG2:数日後に送る

お礼のメールを送ろうと思ったまま送り忘れていて、数日経ってしまった……なんて、マナーとしてNG。

メールで感謝の気持ちを伝えるのであれば、その日中に送るのがベストでしょう。ですが、もしメールを送るのが夜遅い時間帯になってしまうのなら、翌日の午前中までに送信するようにしましょうね。

どんな文章を書けば良いのか悩んでいるうちに時間が経過してしまうこともありますよね。そんなことにならないよう、今から正しいメールの文面を覚えておきましょう。

 

NG3:言葉遣いが相応しくない

ビジネスパーソンなら正しい敬語をマスターしておきたいところ。しかし、中には間違った表現をそのまま使ってしまっている方も少なくないでしょう。特にお礼のビジネスメールは、相手を不快な気持ちにしてしまわないよう、言葉遣いには気をつけましょうね。

たとえばお願いしていた資料が手元に届いたときに送るお礼メールに相応しい言葉遣いはこちらです。

「御社製品の資料が、本日 私の手元に届きました。迅速な対応ありがとうございます。来週中にはサンプルを完成させる予定ですので、できあがり次第ご連絡します」

尊敬語と謙譲語の違いなどに注意して、正しい言葉遣いを意識しましょうね。

 

NG4:本文に要件が書いてあるから「件名」は省略した

お礼メールにかかわらず件名はマスト。メールの本文にしっかりお礼の気持ちが伝わる内容を書いているから……といって、省略するのはNGです。

忙しいビジネスパーソンの中には、1日に大量のメールを受信している方も少なくありません。相手がひと目で、どんな内容のメールか、わかるように件名を記入しましょう。

たとえば「〇月〇日打ち合わせの御礼」とすると、パッと見ただけでお礼のメールだということが伝わりますね。このように、タイトルだけでも要件が想像できるような気遣いをお忘れなく。

 

「ありがとうございます」という感謝の気持ちを伝えるお礼のビジネスメールですが、NGマナーになってしまっていてはガッカリ……。いざというときのために、今からマスターしておきたいですね。

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【参考文献】

※ 福田健『きれいな敬語の使い方・話し方 会話、メール、手紙での敬語のすべて!』主婦の友社

※ 浦野 啓子『図解まるわかり ビジネスマナーの基本』新星出版社

※ 真山美雪『カンペキ!女性のビジネスマナー』西東社

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※GaudiLab、 fizkes / Shutterstock