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意外とやりがち!確認しておきたい「ビジネスメール」NGマナー4つ

2018.12.16 22:00

仕事上、ほとんどの企業で利用されているメール。要件を簡易的に伝えることができるツールですが、その手軽さから、ついマナー違反を起こしてしまいがちです。今後仕事をしていくうえで相手に不快感を与えないためにも、ビジネスメールのマナーはきちんと学んでおきたいところですよね。

そこで今回は、マナー講師経験もある前濱瞳さんに、ビジネスメールのNGマナーについて聞きました。今後の参考にしてくださいね。

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NG1:文章が曖昧

メールにおいて一番気を付けたいポイントは、“文章が曖昧になってしまっていないか”という点。場合によっては、相手に要件や言いたいことが伝わらず、内容の確認のために再度メールを送る必要が出てくることも……。

また、「先ほどのメールの件なのですが……」と先方から電話で確認が入ったというケースも多々あり、これではせっかくのメールの便利さを活かしきれていませんよね。相手の業務進行にも支障をきたしてしまうことも考えられます。できる限り簡潔に作成するようにしましょう。

 

NG2:必要な情報が抜け落ちている

メールでよくありがちな失敗としてあげられるのは“必要な情報が足りない”ということ。

大切な要件の前後の文章が多くなり、文章をまとめきれず必要な情報を入力し忘れてしまう……という方が多いようです。

送信完了をしてから「しまった!肝心な部分が抜け落ちている」と焦っても、もう遅いですよね。相手は重要な内容が記載されていないメールを読んで「結局あの内容はどうなったのだろう」と不安を感じてしまいます。

メールを作成するときのポイントは“5W2H(いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように、どれくらい)”。これらを意識するだけで、まとめやすくなり、簡潔で分かりやすい内容に仕上げることができますよ。メールを受け取った相手も、読みやすい内容で、助かることでしょう。

 

NG3:レスポンスが遅い

緊急性のある電話での対応と違い、いつでも好きなタイミングで返事ができるのがメールの良いところですが、ときにはそれが原因で予期せぬトラブルに発展してしまうことも……。

特にビジネスという場面においては、返信の早さを求められることもありますよね。職種によっては、レスポンスの早さが評価の基準になっていることもあるでしょう。文面で緊急性が感じ取れなくても、レスポンスは早めにするのがビジネスマナーです。

もし仮に、返事に困るような内容で、確認が必要だとしても「確認いたします」と返事をしておくと相手も安心してくれるでしょう。

 

NG4:区切りがなく文章が読みにくい

文字がたくさん羅列しているような長文のメールは、何が言いたいのか分かりにくくなってしまいます。

“内容の区切りはどこか”を意識して、分かりやすくメールを作成するように心がけましょう。このとき、伝えたい内容の区切りに合わせて改行したり、ひとまとまりごとに見出しを付けたりするのも良いですね。

 

お取引相手でも親しい間柄になってくると、つい油断しがち。そんなときこそメールでのトラブルが発生しやすいともいえるので、基本に忠実に気をつけるようにできるといいですね。

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【参考文献】
※ 『必携! ビジネスマナー』(阿部開道) / 西東社

※ 『頭の悪い伝え方 頭のいい伝え方』(高橋輝行) / アスコム

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※ baranq、Dean Drobot、Stokkete / shutterstock