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あなたは大丈夫?マナー講師が教える「NG社外メール」4パターン

2018.10.10 22:00

社会人として働くうえで、リアルタイムかつ相手にダイレクトに情報を伝えることができる手軽さから“メール”は必須のツールでしょう。

しかし、手軽なぶん、肝心なマナーを忘れがちではないでしょうか?

今回は企業のマナー講師経験もある筆者が、社外メールを送る際のマナー違反について解説します。

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NG1:簡潔に内容を記載していない

メールを送るとき、手紙のように時候のあいさつなどを含めた文を送信していませんか?

メールは手紙と違い内容は簡潔に済ませることが第一条件ですので、時候のあいさつは記載せずに用件をダイレクトに記載することを心がけるようにしましょう。

しかし、冒頭に送信相手の名前を記載しないことは失礼にあたるのでまずは“〇〇様”という敬称を書き、できれば部署名の詳細明記をすると丁寧な印象を与えることもできるので覚えておくと良いですね。

 

NG2:簡略化し過ぎている

上記にて、簡潔に済ませたほうが良いとご紹介しましたが、あまりにも簡潔にし過ぎてしまうと相手にとっては送信者の意図が分かりづらくなってしまいます。

そこで意識したいのが5W2H(いつ、どこで、誰が、何を、何故、どのように、どのくらい)です。

5W2Hを意識しながら箇条書きを取り入れると、メールを受け取る側に内容が伝わりやすい文面になるので覚えておくと良いでしょう。

 

NG3:相手側の環境の確認をせずにファイルを添付する

本文のみでは用件を伝えることが難しい場合に利用したい添付ファイル機能。実は、ファイルを添付する際にもマナーがあることはご存知ですか?

もしファイルを添付したいときには、相手側が添付ファイルを開ける環境にあるかどうかを確認する必要があります。

万が一、相手側が添付ファイルを開けない環境にあった場合、ムダが生じてしまい業務効率を落としてしまう可能性も充分に考えられるので、ファイルを添付する場合は事前に相手側に確認をとってからにしましょう。

 

NG4:読み直しをしない

送信前の読み直しは忘れずにしていますか? 案外忘れがちなので、送信前には必ず読み直しをするよう心がけましょう。読み直しをする際のポイントについては、下記を参考にしてみてください。

(1)誤字脱字はないか

(2)送信者のアドレスは間違っていないか

(3)文章は簡潔に分かりやすく記載されているか

(4)内容を第三者に見られても問題ないか

(5)送信者の会社名や部署名、氏名に間違いがないか

上記5点です。慣れないうちはチェック表を作っても良いかもしれません。

 

見落としがちなマナーはありましたか? 今回の記事を参考にマナーを守ってメールのやりとりをすると自身の印象も良くなると思いますのでぜひ参考にしてみてくださいね。

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【参考文献】

※『必携!ビジネスマナー』(阿部 開道) / 西東社

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