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電話は何時までかけていい?知っておきたいビジネスシーンの電話マナー

2018.08.07 22:00
出典: PIXTA

電話やメールは相手の顔が直接見えないツール。だからこそ気遣いやマナーがいっそう役に立ちます。

相手がどんな状態であっても気持ちよく心のこもった温かいやりとりができる方法を知っておきましょう。

今回はマナー講師であり『NPO法人 日本サービスマナー協会主催 敬語力検定 1級』の筆者がビジネス電話のマナーを紹介します。

 

電話は何時にかけるのがベスト?

電話は必ず就業規則中にかけましょう。お昼どきや退社時間間際に電話をするのは避けて。ランチタイムや退社時間間際に連絡するのは基本的には緊急の場合のみにしてください。

自分からの電話では、社名、所属、自分の名前を名乗って挨拶するのは当たり前ですが、相手が忙しい人の場合は「いま少しお時間よろしいでしょうか?」と相手を気遣う一言も大切です。話が長くなる場合は「10分ほどお時間よろしいでしょうか?」と時間を伝えるとスマートですね。

そして話は結論から順に話しましょう。日時や固有名詞など重要な要素を強調して伝える工夫も大切です。

 

電話を受ける場合はどうするの?

出典: PIXTA

電話対応は相手の表情がわからない分、対面する以上に声のトーンやアクセントなどに注意して応対すべきです。

相手は急いでいたり怒っていたり、状況は様々……。どんな場合でも気持ちよく応対することが基本。話すスピードに迷ったときは、相手の速さに合わせてみて。

また、“迅速・正確・丁寧”を心がけ、3コール以内に受話器を取り、明るい声で挨拶をします。3コール以上鳴らしてしまった時は「お待たせしました」と一言加えましょう。

電話の近くにメモとペンを用意することも忘れずに!

 

電話を受け「困った」ときの対処法

定時を過ぎて帰宅した人宛に電話が掛かってくることもあります。こういった時は「本日は失礼させていただきました。明日こちらからお電話いたしますが、いかがでしょうか?」や「申し訳ございません、あいにく◯◯は外出先から本日は戻りません。よろしければ……」というふうに対処しましょう。

ただし、相手が緊急の用件の場合はこちらから担当に連絡を取るのがスマートですね。

その他、よくある困った状況は「担当者の携帯番号をしつこく聞かれる」というパターンです。もちろん、本人の了承を得ずに社外の人間には携帯番号を教えないのが原則。

緊急の場合は「こちらで連絡を取りまして、必ず◯◯から折り返しいたします」と伝えましょう。

 

携帯電話は1人1台ということが当たり前の時代になり、電話応対が苦手という方も多くなっているのだそうです。こんな時代だからこそあらためて電話のマナーを知ることも大切ですね。

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【参考】

※ 真山美雪『カンペキ!女性のビジネスマナー』(西東社)

※ 真山美雪『人間関係が楽になる 気づかい&マナー辞典』(池田書店)

【画像】

※ xiangtao、ふじよ / PIXTA(ピクスタ)