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あとで返信はダメ?おさえておきたい「ビジネスメール」のNG4つ

2018.08.06 22:00
出典: pixta

特にビジネスシーンでは、使う頻度の高い連絡ツールのひとつであるメール。知らないうちに失礼なメールをしまっていた……なんてことがないように、気をつけたいですね!

今回はマナー講師であり『NPO法人 日本サービスマナー協会主催 敬語力検定 1級』の筆者が、ビジネスメールで気をつけたいNGポイントを4つ紹介します。

 

NG1:緊急の要件をメールだけで送る

よくあるのが“緊急の用件をメールで送る”というもの。メールは相手が開封したときに初めて相手に伝達されますので、内容を把握するまでにタイムラグが発生し、取り返しのつかないことになってしまうことも……。急ぎの内容は必ず電話をするようにしましょう。

 

NG2:返信を先延ばしにする

送られてきたメールは読んだものの、返信を先延ばしにしてしまうのもNGです。返事をするのに時間が掛かりそうであれば「メール受け取りました」という連絡を先にして、返事に多少時間が掛かる旨を伝えておくとスムーズですよ。

 

NG3:コピペで本文に紫色のゾーン

文章をコピー&ペーストするとその箇所だけ紫色など色がついてしまい、見苦しい状態になってしまうことがあります。また、フォントが一部だけ大きくなったりしてしまっているメールも。「大変お世話になっております」の「大変」の部分のみ大きくなってしまっていて、なんだか嫌味のような文面になってしまったという失敗エピソードも耳にしたことがあります。

これを解決するためには、書式情報を引き継がずに“プレーンテキスト”でペーストすることが大切です。ちなみに、Gmailの場合は 「Ctrl+Shift+V」(Windows)/「Command+Shift+V」(Mac)のショートカットを使うか、もしくはGmailの“書式をクリア”ボタンを使うと解決されますよ。

 

NG4:子どもっぽすぎる署名

署名全体を☆で囲うなど派手にする人もいますが、ビジネスシーンではこれもNGです。メールにおいての署名はいわば名刺に当たります。

本文の下にシンプルにわかりやすく社名、名前、連絡先は必ず入れるようにしましょう。

こうすることでメールについての質問がある場合はメールを読みながらすぐに連絡をすることができるので便利です。

また、本文との区切りにも☆など記号を使う人がいますが、これは子どもっぽい印象を与えてしまいます。線やドットを使って極力シンプルにすることを心がけましょう。

 

メールは便利なものですが、文章だけのやり取りですので、誤解が生まれやすいツールともいえます。相手の立場に立ち、心遣いを忘れずに活用していきたいですね。

 

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【参考】

※ 真山美雪『カンペキ!女性のビジネスマナー』(西東社)

【画像】

※ KAORU、khukri / PIXTA(ピクスタ)