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アポ先で恥をかかないために!覚えておきたい「訪問」のNGマナー10選

2018.07.29 21:30

ビジネスシーンでよくある“訪問”の場面。マナーを知らずに何となく訪問してしまうと、いつの間にか無礼を働いてしまっていた……なんてことも。

そこで今回は、アポイントの取り方や訪問の作法を、NG例を参考にご紹介します。

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電話でのアポ取りのNGマナー

打ち合わせ前に訪問先に電話やメールで連絡をして、先方の都合のよい日程を確認しておきましょう。

NG1:用件をまとめずに電話をかける

まず電話をするということは、“仕事中の相手の時間を頂いている”ということを意識しなければなりません。用件をしっかり整理し、何を優先的に伝えるかを考えたうえで連絡をしましょう。

慣れるまでは用件をまとめたメモを見ながら話をすれば、混乱せずに話すことができますよ。

NG2:時間帯を考えずに電話をする

プライベートの電話でもいえることですが、“電話をする時間帯”にも注意が必要です。

特にビジネスシーンでは、慌ただしい出勤時間のすぐ後や、お昼休みの時間帯などは避けるようにしましょう。

電話の場合はまず社名と名前を名乗り、担当の方につないでもらいます。そこから訪問の目的を相手に伝え、日時を決定するのが一般的です。

なお、電話の最後に内容と日程を復唱するとケアレスミスを防止することができますよ。

 

チェックしておこう!訪問時の身だしなみマナー

訪問当日は約束の15分前くらいに到着することが重要です。到着5分前だとまだ気持ちが整わなかったり夏場は汗がひかなかったりするので、早めに到着し、どこか落ち着ける場所で待機するようにしましょう。

訪問先に到着したら玄関で身だしなみをチェックしましょう。以下のようなNG身だしなみになっていませんか?

NG3:スーツにゴミがついている

清潔感は、その人の第一印象に関わりますよね。スーツにゴミがついていないか、ストッキングは破れていないか、同行者がいればお互いにチェックしましょう。

NG4:携帯電話の電源が入りっぱなし

携帯電話は電源を切っておくのがよいでしょう。訪問する会社や建物に入る前、一旦止まって確認しておくとよいですね。

NG5:名刺入れがカバンの奥に埋もれている

先方と会ったとき、初対面であれば最初におこなうのが“名刺交換”。そのときに名刺入れをごそごそと探すのはスマートでありません。

名刺入れは、スーツのポケットやカバンの取り出しやすいところ等に入れて準備しておきます。

NG6:コートを着たまま訪問する

この時期のようにコートが必要ないシーズンであれば問題ありませんが、寒い時期ならではのマナーがあります。

それが、“コートは事前に脱いでおく”ということ。マフラーや手袋も同様ですよ。

 

訪問あるある!名刺交換のNGマナー

訪問時によくある“名刺交換”。「マナーがあることは何となく知っているけど、どんなマナーかはうろ覚え……」という方は、この機会に見直しておきましょう。

NG7:自分が目下であるにもかかわらず、名乗ってもらうのを待っている

自分が相手より目下の立場の場合、こちらから名乗って名刺交換を申し出るようにします。訪問の場合は、どちらかというと“自分が目下”というケースが多いのではないでしょうか。その場合、名乗ってもらうのを待つのはNGです。

名刺交換をするときはまず、座っていた場合は立ち上がりましょう。相手の正面に立ち、相手側から名刺の文字が読めるように向きを正して両手に持ちます。そして社名や所属部署、名前を言いつつ、相手の胸の高さに差し出します。

そのときに「よろしくお願いいたします」と挨拶を付け加えるようにすると印象アップですよ。

相手が名刺を差し出したら「頂戴します」と言いながら両手で受け取ります。このとき、会社のロゴや文字を指で押さえないように注意しましょうね。

NG8:同行している上司より先に名刺を差し出す

名刺交換の場に複数の人がいる場合は、受け取る場合と渡す場合の共通ルールとして“役職が上の人から順に”という形式があります。間違っても自分から、とならないように注意してくださいね。

訪問の際は、“上司と同行して複数人で行く”という場合も少なくありません。そんなときは、上司の名刺交換を待ってから名乗りましょう。

では、相手が複数の場合、受け取った名刺はどう置いたら良いのでしょう? 正解は“座席と同じ順番で名前を並べておく”です。

向かって左からAさん、Bさん、Cさんと並んでいた場合は、名刺も同じように、左からAさん、Bさん、と並べると相手の顔と名前も一致しやすいですよ。

 

「お茶・コーヒー」が出たときのNG作法

訪問先でお茶を出される機会は多いですよね。そんなとき、飲み方や食べ方の作法を知っていると立ち振る舞いがより美しく見えます。

ついついNG作法をしてしまっていないか、確認してみましょう。

NG9:「片手」で日本茶を飲む

日本茶の場合は、右手で茶碗を持って左手の上に乗せ、さらに右手を添えて飲みます。茶碗を片手でひょいと掴んでしまわないように注意してくださいね。

蓋つきの茶碗の場合は、蓋を持ち上げたら縦にして、しずくを茶碗の中に落としましょう。

NG10:「両手」でコーヒー・紅茶を飲む

ややこしいのですが、コーヒー・紅茶の場合はカップのつまみを右手で持ち上げます。左手は添えないように注意! 日本茶と同じ要領で手を添えてしまいがちですが、カップの場合は添えません。

レモンティーの場合は、スライスレモンを中に入れ、スプーンでひと混ぜしてから取り出しましょう。

使い終わったスプーンは、カップの向こう側のソーサーの上に置きましょう。しずくをたらさないように気を付けてくださいね。

 

知っているようで意外と知らない“訪問”のマナー。重要な打ち合わせや初めて会う人とのアポイントだと緊張してしまいがちですが、マナーをしっかり押さえて有意義な訪問にしましょうね。

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【参考】
※ 松本晶子監修『私を磨く!毎日が輝く!女性のビジネスマナー』(ナツメ社)
※ 『できる女性のビジネスマナー』 / ナツメ社
※ 住友淑恵(監修)『デキる!男のマナー事典―ビジネス&プライベート』(西東社)
※ ANAラーニング(監修)『ビジネスマナーの基本講座 第一印象からビジネスは始まる!』(成美堂出版)
※ 岩下宣子 監修『特別な日から日ごろのお付き合いまで 一生使える!大人のマナー大全』(PHP研究所刊)
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【画像】
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