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Re:って消してもいいの?「ビジネスメール」のNGマナー9つ
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Re:って消してもいいの?「ビジネスメール」のNGマナー9つ

2018.07.28 21:30

ビジネスシーンでのコミュニケーションツールとして欠かせない“メール”。非常に便利な連絡手段ですが、意外と間違えやすい“マナー”があるのをご存知ですか?

そこで今回は、ビジネスメールの“あるあるNG例”をもとに、気を付けたいマナーをご紹介します。

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「メールの件名」ビジネスマナー

NG1:「○○(自分の名前)です」だけの件名

メールに件名を入れずに自分の名前を入れて「○○です」と送るのはNGです。

これではメールを開くまで本文の内容がわかりませんよね。メールの件名は開く前に“どんな内容のメールなのか”が分かるようにすることが大切です。

「5/12の打ち合わせにつきまして」など、極力相手にひと目でわかりやすいようにしましょう。

NG2:件名が「おはようございます」

NG1に関連して、件名を「おはようございます」や「お疲れ様です」など挨拶的な一言で終わらせてしまうのも避けた方がいいでしょう。

これでは先方が後から内容を確認する場合、メールそのものを検索することが非常に難しくなってしまいます。

検索する時のことを考えて件名を作成すると、自分も相手も便利ですよ。

NG3:「Re:」が長くなっても件名は変えない

何度も往復してRe:が長くなってしまった場合、「見づらいから」とタイトルを変更してしまう人もいますよね。しかし、これは実はNG。

なぜなら、同じタイトルのほうが後々検索する場合に便利だからです。「そういえばあの件はメールに書いてあったな」と思って過去のメールを探したくでも、タイトルが変わってしまっていると検索に余計な時間がかかりかねませんよね。同じ内容でやり取りしてる場合は、Re:がついたままの件名でOKです。

NG4:区切りのない件名

共有資料を変更した場合、毎回「○○です 資料更新しました」という件名にしてしまうとやや見にくい感じがしますよね。

そんなは件名の中に【資料更新】と括弧付きで書くとより内容が強調され見やすくなります。「【資料更新】○○会」などとすれば件名だけで内容がよく分かるようになります。

 

メール本文のNG例

NG5:1,000…2,000…3,000文字!? 本文が長すぎる

せっかく丁寧に書いたメールも、小説のように長い文章は相手もきっと読みにくいはず。なるべくシンプルに、要点をまとめて伝えることができると良いですね。

なお本文が長くなる場合は、複数のメールに分けて送ることも問題ありません。「何度もメールを送っていいの?」と思われがちですが、要点が多い場合には相手も理解してくれます。電話を併用することも、伝わりやすくなってGOODでしょう。

また少し長めのメールや、メールの途中で話題が切り替わるときには、要所要所で改行を2回入れるのも大切です。視覚的にも読みやすくなり、伝わりやすさがアップします。

そして、送る前に自分で読み返してチェックしましょう。書いている途中は分からなくても、読み返してみるとダラダラと長くなりすぎた文章に気付くことも。

NG6:誰が書いたか分からない!「挨拶・署名」のないメール

SNSやLINEでは、アカウントで名前やプロフィールが分かるので、やり取りの最初にいちいち名乗ることはほとんどないですよね。しかし、メールの場合は名乗らなければ誰からきたメールか分かりません。

本文にしっかり用件を書いていても、送り主の名前がないと相手も困ってしまうので、本文の最初と最後には名前を書いておくようにしましょう。

まずはご挨拶ということで相手の会社名と部署名、そして名前を必ず入れます。そこから「お世話になっております ◯◯社の田中です」と自分も名乗り、本文が始まるとベター。

本文が終わった後は、自分の会社名、名前そして連絡先を入れるようにしましょう。特に電話番号は重要です。

 

便利だけど…多用は避けたい言葉たち

応用編として、“メールにおいて繰り返し使用しない方がいいNGワード”をご紹介します。

メールで同じ表現を繰り返し使ってしまうと、なんだか不格好な文章になってしまいますよね。重複しないようにうまく言い換えることができると、“できるビジネスパーソン”と印象付けられるかもしれません。

NG7:「考えます」

繰り返し使いたくなってしまう言葉の代表ともいえるのが、この“考えます”という言葉。「これは○○と考えられますので、私は○○と考えます」などと使ってしまったことはありませんか?

言い換えるのであれば、「検討する、考慮する、吟味する、判断する」が適切でしょう。

“よく調べる”という意味であれば「検討する、吟味する」、“さまざまな要素を合わせて考える”という意味であれば「考慮する」、“論理的・直観的に考えて決める”という意味であれば「判断する」がおすすめです。

NG8:「頑張ります」

自分をやる気を示すために「頑張ります」と書くことは多いですが、繰り返し使うと「本当に?」という気にさせてしまうことも。

言い換えるのであれば、“自分ができる限りのことをする”という意味の「最善を尽くします」、“気持ちを入れて頑張る”という意味の「鋭意努力します」、“あらゆる手段・方法をやり尽す”という意味の「手を尽くします」等が良いでしょう。

より一層強調して伝えたいのであれば、「全身全霊を捧げます」という言葉を使っても良いかもしれませんね。

NG9:「すごい」

非常に便利な言葉、「すごい」。日常生活でもよく使いますが、一通のメール内で多用してしまうのはあまり良くないですよね。

「すごい!」という言葉を何度も使いたいときは、何がどうすごいのかを具体的に考えたうえで言い換えてみましょう。

たとえば、“能力・技術・価値”がすごいのであれば「優れた、優秀な」。“能力・出来栄え”がすごいのであれば「出色、抜群」が適切。他にも、“比べるものがないほど優れている”ときは「無類」、“成長・変化”がすごいときは「目覚ましい」、“センス”がすごいときは「目が利く」という言葉もピッタリです。

何しろ非常に幅広い意味を含んでいる「すごい」という言葉ですから、使うときは“すごい”に値する内容をしっかり述べて、表現の重複を避けましょう。

 

マナーを守ることで、相手に好印象を与えられたり、スムーズなやり取りができたりします。みなさんもぜひ実践してみてくださいね。

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【参考】
※ 『ビジネスマナーの基本講座 第一印象からビジネスは始まる!』(ANAラーニング 監修) / 成美堂出版
※ 『大人の語彙力ノート』(齋藤孝) / SBクリエイティブ株式会社
※ Re:が続くときはどうする?「メールの件名」ビジネスマナー
※ 知らない間にやってるかも?ビジネスメールの「あるあるNG例」3つ
※ 気づくと「すごい」だらけ?メールで多用しがちな言葉3つと言い換え術

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