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聞くだけの自分とはサヨナラ!存在感をアピールする「会議」の基本マナー
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聞くだけの自分とサヨナラ!存在感をアピールする「会議」の基本マナー

2018.07.07 20:30

ビジネスで欠かせないのが、社内や社外の方と行われる“会議”。そんな会議にも、意外と知らないマナーがあるのをご存知ですか?

ただ参加するだけでなく、流れを上手く汲み取り自分の存在感をアピールすることも大切です。

そこで今回は、マナー講師であり『NPO法人 日本サービスマナー協会主催 敬語力検定 1級』の筆者が、会議中の基本的なマナーをご紹介しましょう。

 

会議に参加することになったら?

会議や社内ミーティングに参加することになったら、事前資料によく目を通し、主旨を理解しておくことが大切です。

そして参加するからには自分の意見をきちんと準備しておくこと。テーマをもとに自分なりのビジュアル資料(写真やデータなど)を用意して意見をまとめておきましょう。

会議に参加する前にはリハーサルをするのもおすすめです。実際に会議に参加しているつもりで声に出してみましょう。改めて声に出してみると意外と気になる点が出てきたりするものです。

 

会議中に「聞く」ときのマナー

姿勢を正し、発言者の顔や資料を見ながら緊張感を持って話を聞くようにします。足を組んだりペン回しをしたりするのはもちろんNGですよね。

発言について分からないことがあればそのままにせず質問し、ポイントは必ず“メモ”を取るようにします。その場では覚えているつもりでも、数日経つと内容やポイントを忘れてしまって困ることも。一見手間にも思えますが、会議全体の感想を手帳に残しておくと同様の会議に出席するときにきっと役立つでしょう。

また、やむを得ず中座するときは発言者が変わるときなどを見計らって席を立つようにすると、場の流れを邪魔しません。

最も重要なマナーは「話している人の意見に興味を持つ」ことです。どんなに苦手な人であっても、その人が発言しているときは興味を持ってきちんと話を聞くこと。興味がなさそうにしたり、しかめっ面で相手を見たりするのは控えましょう。

 

会議中に「話す」ときのマナー

発言するときは挙手をして、議長や司会者の指名を受けてから話します。勝手に話しはじめるのはマナー違反の場合も。司会から指名を受けたら明るくはっきりとした口調で話をしましょう。会議での発言には自分らしさが出るポイントを加えてみるのがいいでしょう。

商品に関する内容であればユーザーとしての視点から感想を述べるなどすると、リアリティのある意見になります。

また、誰かの意見に対して反対を述べるときには、個人攻撃にならないように注意しながら発言します。問題点を挙げるときは必ず自分なりの解決策も提示するなど、フェアな態度を示すことが大切ですよ。

 

会議やミーティングは決して相手を言い負かすものではなく、全員で問題点や企画を話し合い、よりよい結果につなげていくためのものです。会議でのマナーに注意し、建設的な話し合いができるように心がけたいものですね。

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【参考文献】
※ 『私を磨く!毎日が輝く!女性のビジネスマナー』(松本昌子監修) / ナツメ社