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その電話本当に待ってていいの?「折り返し電話」のビジネスマナー

2018.06.03 22:00
出典: Shutterstock

最近、電話応対に苦しむ若手ビジネスパーソンが多いそう。

今回は、「折り返し電話の対応、どうしたらいいのか悩む……」という声にお応えして、企業のマナー講師の経験もある筆者が“折り返し電話のマナー”を解説します。

折り返し電話をもらうとき、こちらからかけるときと、それぞれマナーがあるんです。ぜひ明日から実践してみてください。

 

折り返し電話をもらう場合は? 

相手が不在だった場合には、あらためて電話を掛けてもらうようにお願いをしますが、留守番電話なのか、それとも担当の方が対応しているのかによって変わります。

担当の方がいらっしゃる場合は相手の方に、要点をおさえた伝言をお願いし、「お戻りになりましたらお電話をいただけないでしょうか」とお願いします。

一方、留守番電話の場合は社名と名前を名乗り、短く用件を伝え、折り返ししてほしい旨を伝えます。

ここで注意すべきなのは、なにかを依頼をする場合やお詫びの電話の際は必ずこちらからかけ直す、ということです。

 

折り返し電話をする場合

折り返し電話をする場合は、まず電話に出られなかった理由を簡単に説明します。「先ほどは失礼いたしました、席を外しておりまして」などで構いません。

食事であれ会議であれ、細かく説明する必要はありません。

また折り返し電話をするときによくあるのは電話のすれ違いです。

こちらが不在にしていると相手から電話があり、あらためてこちらから電話をすると相手が不在……とお互いに折り返しをお願いするような状況になってしまいます。

こういう場合は「~時にかけ直します」と伝え、時間がきたらこちらから電話をすると伝えた方がいいでしょう。

 

折り返し電話と一言にいってもポイントはいくつがあります。

ポイントを押さえて、仕事を円滑に進めましょう。

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【参考文献】

※ 『私を磨く!毎日が輝く!女性のビジネスマナー』(松本 昌子監修) / ナツメ社

※ 『ビジネスマナーの基本講座 第一印象からビジネスは始まる!』(ANAラーニング 監修) / 成美堂出版

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※ Kinga / Shutterstock