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知っているようで実は知らない…!? 「他社を訪問するとき」の基本マナー

2018.05.14 22:00

ビジネスシーンでは頻繫に訪れる他社訪問の機会。マナーを知らずになあなあで済ませていたり、先輩に頼っていたりしていませんか?

今回は、企業のマナー講師の経験もある筆者が、他社を訪問する際の事前のアポ連絡〜当日の所作まで基本のマナーをご紹介します。

アポイントの取り方や当日の作法についてあらためて学んでみましょう。

 

まずはスムーズなアポ取りが重要!

出典: Shutterstock

打ち合わせ前に訪問先に電話やメールで連絡をして、先方の都合のよい日程を確認しておきましょう。

電話の場合はまず社名と名前を名乗り、担当の方につないでもらいます。そこから訪問の目的を相手に伝え、日時を決定するのが一般的です。

なお、電話の最後に内容と日程を復唱するとケアレスミスを防止することができますよ。

 

訪問時のマナーはどこをチェックする?

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訪問当日は約束の15分前くらいに到着することが重要です。到着5分前ですとまだ気持ちが整わなかったり夏場は汗がひかなかったりしますので、早めに到着し、どこか落ち着ける場所で待機するようにしましょう。

なお当日にスマートフォンのナビゲーションを頼りに行動するよりは、前日に地図を確認しておくと安心ですよ。

訪問先に到着したら玄関で身だしなみをチェックしましょう。主なチェック項目は以下の通りです。

(1)スーツにゴミがついていないか、ストッキングは破れていないか、同行者がいればお互いにチェックします。

(2)携帯電話の電源をOFFにします。

(3)名刺入れを取り出しやすいところに入れて準備しておきます。

(4)コートが必要な時期ならば、コートは事前に脱いでおきます。

以上を確認したうえで受付に出向き、自社と氏名、訪問先の部署、担当者の名前を伝えます。

また受付がない場合は入り口付近の人に取次をお願いするか、内線電話がある場合は部署番号を入れて連絡しましょう。

 

応接室での待機〜話を切り上げるまではどんな流れ? 

それでは次いで、応接室に通されたときのルールを確認しましょう。

案内人に応接室に通され「おかけ下さい」と勧められたら、その場所が上座でも座ってOKです。

またとくに座る場所を案内されなければ、もっともドアに近い場所である下座に座りましょう。

かばんや資料などは床に置かず、いすの横か、背もたれに立てかけます。

ドアのノック音が聞こえたら、歓談中でも速やかに立ち上がり、いすの横に出て先方に挨拶をしましょう。

挨拶がすみ次第、自然な流れで「さっそくですが……」と話しを切り出します。

相手の時間をいただいているのですから、自覚をもって無駄話は控えめにしましょう。そして決定事項などを再確認した後はお礼の言葉で締めます。

 

内容も重要ですが、アポ取りの時点から打ち合わせは始まっていると意識しましょう。

小さな振る舞いのひとつひとつが先方からの信頼につながります。あらめて自分の行動を見直してみるのもいいかもしれません。

 

【参考文献】

※ 『できる女性のビジネスマナー』 / ナツメ社

【画像】

※ Dioniya、El Nariz / Shutterstock

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