ビジネスの基本のキ！今さら聞けない「電話のかけ方・受け方」

ビジネスシーンでもメールやSNS上のメッセンジャーを使った連絡が増え、電話対応が苦手な新入社員が多いというエピソードを聞くことがあります。

たしかに今は実家でさえ固定電話がなく、各々の携帯電話でやり取りする人が増えてきているので、それも仕方ないのかもしれませんね。だからこそ、スマートに電話対応ができることで評価アップが期待できますよ。

今回は企業のマナー講師経験もある筆者が、ビジネス電話の基本である“相手が不在時の電話対応”について解説しましょう。

電話をかけるときは、用件をまとめておく

まず電話をするということは、“仕事中の相手の時間を頂いている”ということを意識しなければなりません。用件をしっかり整理し、何を優先的に伝えるかを考えたうえで連絡をしましょう。慣れるまでは用件をまとめたメモを見ながら話をすれば、混乱せずに話すことができますよ。

また、電話をする時間帯にも注意が必要です。慌ただしい出勤時間のすぐ後や、お昼休みの時間帯などは避けるようにしましょう。

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相手が電話に出たら、まずは社名と名前を伝えましょう。「わたくし、○○社の○○と申します。お世話になっております」と伝えてから、用件を伝えます。

また、取次をお願いする場合は「恐れ入ります、○○部の○○様はいらっしゃいますか」とお願いしましょう。

「鈴木」「田中」「佐藤」など、同じ姓の人が多いと想定される場合はフルネームを伝えることも忘れずに。

電話を受けるときは「3コール」以内に出る

電話のコールは3回以内に出るのがマナーです。なお、すぐに電話に出られる状態であっても1コールは待つと良いでしょう。

「お電話ありがとうございます、○○社でございます」と元気よく伝えます。相手の言葉が聞き取りにくい場合はしっかりと「恐れ入ります、もう一度お願いできますでしょうか」とお願いします。

不確定なまま取り次ぐと、後々トラブルになる可能性もありますので、必ず確認するようにしましょう。

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取次の場合、連絡が取れる場合であれば「○○でございますね、少々お待ち下さい」と伝え、不在の場合は「申し訳ありません、○○はただいま席を外しております」と伝えたうえで「よろしければ私○○が用件を承りましょうか」とお伺いします。

電話を受ける場合も電話をかける場合も同じですが、相手が不在の場合は折り返しが必要かどうかも忘れずに確認をしましょう。

電話の場合はお互いに顔が見えませんので、いつもよりも言葉の持つパワーが大きくなりがちです。極力、電話の場合でも笑顔で受け答えするようにすると声も自然とソフトになりますので、好感度UPですよ。

【参考文献】

※ 松本晶子監修『私を磨く！毎日が輝く！女性のビジネスマナー』（ナツメ社）

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