GATTA(ガッタ) > society > 知らない間にやってるかも?ビジネスメールの「あるあるNG例」3つ
society

知らない間にやってるかも?ビジネスメールの「あるあるNG例」3つ

2018.04.16 20:30

ビジネスシーンにEメールが登場してからすでに20年以上が経過しており、もはやなくてはならないものとなっています。

しかし、「CCとBCCの違いって?今さら聞けない「メールの基本」をおさらい」でもご紹介した通り、ビジネスメールにはいくつかのルールがあります。

今回は企業でマナー講師の経験もある筆者が、ビジネスメールのNG例を3つご紹介しましょう。意外と間違えやすい例ばかりなので、ぜひチェックしてみてくださいね。

 

1:件名に「おはようございます」

Eメールでよくありがちなミスとしては件名に「おはようございます」や「お疲れ様です」など挨拶的な一言で終わらせてしまうことです。

これでは先方が後から内容を確認する場合、メールそのものを検索することが非常に難しくなってしまっています。

件名はわかりやすく「6月打ち合わせの件につきまして」など、簡素で必要最低限なものを記載するようにしましょう。こうすることで「そういえば6月の打ち合わせの件ってどうなってるんだっけ?」と思い立った時に後で確認がしやすくなります。

検索する時のことを考えて件名を作成すると、自分も相手も便利ですよ。

 

2:1,000…2,000…3,000文字!? 本文が長すぎる

せっかく丁寧に書いたメールも、小説のように長い文章は相手も読む気が起きません。なるべくシンプルに、要点をまとめて伝えることができると良いですね。

なお本文が長くなる場合は、複数のメールに分けて送ることも問題ありません。「何度もメールを送っていいの?」と思われがちですが、要点が多い場合には相手も理解してくれます。電話を併用することも、伝わりやすくなってGOODでしょう。

また少し長めのメールや、メールの途中で話題が切り替わるときには、要所要所で改行を2回入れるのも大切です。視覚的にも読みやすくなり、伝わりやすさがアップします。

そして、送る前に自分で読み返してチェックしましょう。書いている途中は分からなくても、読み返してみるとダラダラと長くなりすぎた文章に気付くことも。

 

3:誰が書いたか分からない!「挨拶・署名」のないメール

SNSやLINEでは、アカウントで名前やプロフィールが分かるので、やり取りの最初にいちいち名乗ることはほとんどないですよね。しかし、メールの場合は名乗らなければ誰から来たメールか分かりません。

本文にしっかり用件を書いていても、送り主の名前がないと相手も困ってしまうので、本文の最初と最後には名前を書いておくようにしましょう。

まずはご挨拶ということで相手の会社名と部署名、そして名前を必ず入れます。そこから「お世話になっております ◯◯社の田中です」と自分も名乗り、本文が始まるとベター。

本文が終わった後は、自分の会社名、名前そして連絡先を入れるようにしましょう。

特に電話番号は重要です。メールでやりとりをしているのに必要なのか疑問に思う方もいるかもしれません。

しかし、本文の内容について即連絡をしなければならないときなど、改めて名刺を探したり……先方に余計な手間を掛けさせることになる可能性がありますよね。

文章の中に電話番号が記載されているだけで、先方も連絡の取りやすさがアップしますよ。

 

ビジネスメールは決まりが多くて厄介なように思えますが、覚えてしまえば難しいことがありません。苦手な方も、ぜひチャレンジしてみてくださいね。

【画像】

※ one photo/Shutterstock

【関連記事】

※ それマナー違反かも!? 最低限知っておきたい「日本料理」のお作法3選

※ これならムダにならない!? 「災害用備蓄品」のストレスフリーな管理法

シャリっと食感が美味。カクテルからインスピレーションを受けた大人向けアイスが話題(PR)