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無茶な依頼…でも断れない!仕事で役立つ「上手な断り方」3つ

2018.03.12 22:30

無茶な仕事の依頼を、どうしても断らなければいけない時もありますよね。そういった時あなたはどう断っていますか?

単に「無理です」と断ってしまうと、あの人は冷たいと誤解されてしまうこともあるでしょう。しかし、ビジネスでも“断る”という行為が必要な場面は多々あるはず。

今回は企業のマナー講師の経験もある筆者が、仕事上の上手な断り方を解説します。

 

勘違いしていない?断ることは「悪いこと」ではない

不自然な断り方になってしまうのには、断ることが悪いという思い込みが関係しているかもしれません。

その思い込みのせいで、相手を喜ばせたいと無茶をしたり、我慢を重ねることとなり、成果物にも悪影響を出しかねません。ビジネスの上では上手に断ることも大人としてのマナーのひとつ。

では上手な断り方とは一体どういった形なのでしょう。具体的な例を挙げていきます。

 

1:申し訳ないオーラ×クッション言葉

言葉だけで「無理です」「できません」と伝えてしまうと、想像以上に相手にはマイナスの印象を与えてしまいます。頭ごなしに否定されたようで、嫌な気持ちになってしまうのはみなさん同じですよね。

こういった場合は「大変心苦しいのですが」や「本当に申し訳ございません」とお断りをする衝撃を和らげる“クッションの役割をする言葉”がポイントになってきます。

また言葉とともに、相手に本当に残念だと思っているんだなと思わせる態度や表情も重要です。

首をかしげたり眉間にしわを寄せたり眉毛を下げたり、謝罪会見の芸能人になったつもりで少し大げさに表現してみましょう。

 

2:立場によっては代替案も必要

役職や部署によってはただ単純に断るだけでは成立しない場合もあるでしょう。そういった場合は、代替え案を用意することで相手の気持ちを立てることも大事です。

先方は具体的に何を求めているのかを把握していれば別の案を提示することもできます。

「今日中に何とかしてくれないか?」と言われた場合「大変申し訳ございませんが、本日中にご用意することが難しいので、すぐ用意出来る○○ではいかがでしょうか?」とすることでスムーズに代替案を提案できていますね。

 

3:感謝×NGの定番コンビネーション

忙しさがピークの時に上司がフラッとやってきて「これやっといて」なんて気楽に言われたらちょっとムカッとしてしまいますよね。

仕事のキャパシティを超えた状態の時に依頼されると感情的にNGを伝えてしまう事もありますが、ここは大人として区別しましょう。

まずは、お願いされた事については感謝をすることが大事です。「ありがとうございます」とお伝えしてからNGを伝え、最後に代替案を提示すると完璧ですよ。

「ありがとうございます」(感謝)

「残念ながらいまの状況ではお引き受けできません」(NG)

「他の方の方が宜しいかと思います。2課のAはいかがですか?」(代替案)

こういった流れならご機嫌を損ねることなくお断り出来ますね。

 

上手く断る技術というのは社内でも、またその他の人間関係の中でも非常に重要なスキルとなります。断ることは相手の全人格を否定するわけではありませんので、上手に断れるように練習してみましょう。

 

【画像】

※ pixabay

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