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返信時のRe:は消す?消さない?ビジネスメールでやりがちな「間違った送り方」6選

2021.01.29 21:00

ビジネスにおいてメールはとても便利なツール。しかし、メールに頼りすぎるのは文字だけのやりとりになるので、失礼な文面で送るとあなたと会社の信用を失う可能性があります。

そこで今回はマナー講師の桜美月さんが、ビジネスメールでやりがちな“間違った送り方”を教えてくれました。

あなたは大丈夫?間違ったビジネスメールの送り方6選

(1)宛名、部署名、役職、氏名を略して書く

例えば、「株式会社ABC」を「(株)ABC」と略さないように書きましょう。部署名の場合は、「営業部 営業第1グループ 部長 山本太郎様」を「営業 山本様」と勝手に略すのは失礼にあたります。

名刺やメールの署名通りに書きましょう。

(2)件名に【至急】【重要】と使う

この書き方は間違いではありませんが、【至急】や【重要】の件名の多くは迷惑メールにもあります。具体的に固有名詞や数字を入れて明記しておくといいですね。

例えば、「【至急ご確認お願いいたします】〇〇の請求書の件」などと書くと確実に読まれます。

(3)返信時の「Re:」を消す

返信ボタンを押すと、件名の頭に「Re:」がつきますね。これは返信の意味なので、件名はそのままして変更・削除しないように。

何度もメールのやりとりをして同じ件名のメールが何通にもなる場合は、文末に番号をつけると見返すときなどに便利です。例えば、「Re:新規プロジェクトの打ち合わせの件(3)」「Re:新規プロジェクトの打ち合わせの件(4)」と補足すると、相手にもわかりやすくなりますね。

(4)件名に各位殿・各位様と入れる

複数の人へ同時にメールを送る場合は、「各位」を使います。「各位」そのものが敬称にあたりますので「殿」や「様」をつける必要はありません。

(5)本文の書き出しを「こんにちは」の挨拶から入る

一般的な挨拶言葉は、「平素は大変お世話になっております」「いつも大変お世話になっております」などを使います。

初めてメールを送信する場合の定番フレーズは、「初めてご連絡いたします」「突然のメール(ご連絡)で失礼いたします」などと書き、社名や部署名、氏名を書きましょう。

(6)長文のメールを送る

メールでの用件は、短く簡潔にまとめるのが鉄則です。長くなる場合は、文章にして添付する工夫をしましょう。一行は30文字を目安に区切りのいいところで改行をいれるのがベター。

 

メールのメリットを活かせば、仕事を効率よく進めることができます。そのためにも、ビジネスメールでは正確な情報を簡潔に、失礼のない文面で送ることが重要です。

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