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知らないと恥ずかしい!印象を悪くする「ビジネスメール」のNGマナー7つ

2020.04.06 21:30

コロナウイルスの影響で、在宅勤務が増えつつある今日この頃。メールで連絡を取る機会も増えているのではないでしょうか? 失礼なメールを送っていないか不安……という方もいるかもしれませんね。

そこで今回は、ビジネスメールで印象を悪くしてしまうNGマナーをご紹介します! 気づかぬうちにやってしまっているものがないか確認してみてくださいね。

NG1:初回の挨拶なしで「お世話になっております」を使う

“お世話になっております”はメール本文の書き出しに入る挨拶ですが、初回からこれを入れてしまうのはNGです。

会社同士で交流があったとしても、メールを送る側と送られる側の双方でやり取りがはじめての場合はきちんとした挨拶を入れることが大切です。

「お世話になっております、◯◯の山下です」という書き方だと「あれ、いつ会った人だろう?」と考えさせてしまうので、「はじめてご連絡差し上げます、◯◯の山下と申します」とするのが正解です。

「拝啓 貴社益々ご清栄のことと〜」というような手紙で使われる丁寧な言い回しはあまりにも長いので止めたほうが無難です。

NG2:なんでもかんでも「させていただく」という表現を使う

ビジネス敬語において違和感があるのが、“〜させていただく”を多用している言葉遣いです。

言っている本人はとても丁寧に伝えているつもりになっているのですが、ビジネス敬語としてはNG。メールで使用してしまっている人もいるのではないでしょうか。

たとえば「心からお詫びさせていただきたいと思います」という言葉遣いもNGです。ここでの“〜させていただきます”は、「あなたの許しを得て○○を行います」という意味を持ち、へりくだる気持ちを強く表している謙譲語です。

そのため、正しく使わないとなんだか恩着せがましい印象を与えてしまうことも。「心からお詫び申し上げます」の方がベターです。

なんでもかんでも“させていただく”を使えば良い、というわけではありません! 「ぜひ出席させていただきます」のように、謙譲語としてふさわしいシーンであればぴったりですね。

NG3:謝罪の際に「すみません」を使用する

なにか間違いをした際に「すみません」とつい言ってしまうことがあるのでは? 実は「すみません」もNGな言葉遣いです。

「すみません」は感謝と謝罪の意味が込められているので、きちんと「申し訳ございません」と「ありがとうございます」を使い分けるよう意識するようにしましょう。

まるで“バイト言葉”のようにカジュアルな「すみません」は大人の女性にはふさわしくないので要注意! ビジネスパーソンであれば、美しい言葉遣いを心がけたいですね。


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NG4:件名に「おはようございます」だけいれる

Eメールでよくありがちなミスとしては件名に「おはようございます」や「お疲れ様です」など挨拶的な一言で終わらせてしまうことです。

これでは先方が後から内容を確認する場合、メールそのものを検索することが非常に難しくなってしまっています。 件名はわかりやすく「6月打ち合わせの件につきまして」など、簡素で必要最低限なものを記載するようにしましょう。

検索する時のことを考えて件名を作成すると、自分も相手も便利ですよ。

NG5:メールに「挨拶・署名」をいれない

SNSやLINEでは、アカウントで名前やプロフィールが分かるので、やり取りの最初にいちいち名乗ることはほとんどないですよね。しかし、メールの場合は名乗らなければ誰から来たメールか分かりません。

本文にしっかり用件を書いていても、送り主の名前がないと相手も困ってしまうので、本文の最初と最後には名前を書いておくようにしましょう。

まずはご挨拶ということで相手の会社名と部署名、そして名前を必ず入れます。そこから「お世話になっております ◯◯社の田中です」と自分も名乗り、本文が始まるとベター。

本文が終わった後は、自分の会社名、名前そして連絡先を入れるようにしましょう。 特に電話番号は重要です。メールでやりとりをしているのに必要なのか疑問に思う方もいるかもしれません。

しかし、本文の内容について即連絡をしなければならないときなど、改めて名刺を探したり……先方に余計な手間を掛けさせることになる可能性がありますよね。 文章の中に電話番号が記載されているだけで、先方も連絡の取りやすさがアップしますよ。


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NG6:相手側の環境の確認をせずにファイルを添付する

本文のみでは用件を伝えることが難しい場合に利用したい添付ファイル機能。

実は、ファイルを添付する際にもマナーがあることはご存知ですか? もしファイルを添付したいときには、相手側が添付ファイルを開ける環境にあるかどうかを確認する必要があります。

万が一、相手側が添付ファイルを開けない環境にあった場合、ムダが生じてしまい業務効率を落としてしまう可能性も充分に考えられるので、ファイルを添付する場合は事前に相手側に確認をとってからにしましょう。


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NG7:コピペしてできた紫色のゾーンをそのままにする

文章をコピー&ペーストするとその箇所だけ紫色など色がついてしまい、見苦しい状態になってしまうことがあります。また、フォントが一部だけ大きくなったりしてしまっているメールも。

「大変お世話になっております」の「大変」の部分のみ大きくなってしまっていて、なんだか嫌味のような文面になってしまったという失敗エピソードも耳にしたことがあります。

これを解決するためには、書式情報を引き継がずに“プレーンテキスト”でペーストすることが大切です。

ちなみに、Gmailの場合は 「Ctrl+Shift+V」(Windows)/「Command+Shift+V」(Mac)のショートカットを使うか、もしくはGmailの“書式をクリア”ボタンを使うと解決されますよ。


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メールはとても便利な機能ですが、きちんとマナーを守らないと気づかぬうちに自分の印象を悪くしていることも。

この機会に見落としているマナーがないか確認してみてくださいね!

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