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実はマナー違反かも!社会人なら気を付けたい「NGビジネスマナー」10選

2019.04.16 21:30

仕事をしていると、ついつい気づかずにマナー違反をしていた……なんて経験はありませんか?

知らず知らずのうちに相手に悪い印象を与えてしまうのはやはり防ぎたいものです。そこで今回は、メールや電話応対、オフィスでの振る舞いといった、社会人なら押さえておきたいNGなビジネスマナーをご紹介します。

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NG1(メール):文章の表現が曖昧

メールにおいて一番気を付けたいポイントは、“文章が曖昧になってしまっていないか”という点。場合によっては、相手に要件や言いたいことが伝わらず、内容の確認のために再度メールを送る必要が出てくることも……。

また、「先ほどのメールの件なのですが……」と先方から電話で確認が入ったというケースも多々あり、これではせっかくのメールの便利さを活かしきれていませんよね。相手の業務進行にも支障をきたしてしまうことも考えられます。できる限り簡潔に作成するようにしましょう。

 

NG2(メール):必要な情報が抜け落ちている

メールでよくありがちな失敗としてあげられるのは“必要な情報が足りない”ということ。

大切な要件の前後の文章が多くなり、文章をまとめきれず必要な情報を入力し忘れてしまう……という方が多いようです。

送信完了をしてから「しまった!肝心な部分が抜け落ちている」と焦っても、もう遅いですよね。相手は重要な内容が記載されていないメールを読んで「結局あの内容はどうなったのだろう」と不安を感じてしまいます。

メールを作成するときのポイントは“5W2H(いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように、どれくらい)”。これらを意識するだけで、まとめやすくなり、簡潔で分かりやすい内容に仕上げることができますよ。メールを受け取った相手も、読みやすい内容で、助かることでしょう。

 

NG3(メール):レスポンスが遅い

緊急性のある電話での対応と違い、いつでも好きなタイミングで返事ができるのがメールの良いところですが、ときにはそれが原因で予期せぬトラブルに発展してしまうことも……。

特にビジネスという場面においては、返信の早さを求められることもありますよね。職種によっては、レスポンスの早さが評価の基準になっていることもあるでしょう。文面で緊急性が感じ取れなくても、レスポンスは早めにするのがビジネスマナーです。

もし仮に、返事に困るような内容で、確認が必要だとしても「確認いたします」と返事をしておくと相手も安心してくれるでしょう。

 

NG4(メール):区切りがなく文章が読みにくい

文字がたくさん羅列しているような長文のメールは、何が言いたいのか分かりにくくなってしまいます。

“内容の区切りはどこか”を意識して、分かりやすくメールを作成するように心がけましょう。このとき、伝えたい内容の区切りに合わせて改行したり、ひとまとまりごとに見出しを付けたりするのも良いですね。

 

NG5(電話対応):会社では使わない言葉の代表「もしもし」

ビジネスシーンでの電話では受話器を取り「はい、○○社でございます」と出るのが基本ですので、最初の「もしもし」は必要ありません。

基本的には呼び出し音が3回鳴るまでに電話に出ましょう。そして電話に出たら「はい○○社でございます」でOKです。3回以上コールが鳴った場合は「お待たせいたしました、○○社でございます」としましょう。

なお担当部署直通の外線電話の場合は「○○社〜部でございます」とし、内線の場合は「○○部(自分の名前)です」と名乗ります。

 

NG6(電話対応):「問題なければ私がご用件を承ります」という言葉遣い

電話応対などをしていると、つい言ってしまいがちなNG表現。クッション言葉をはさみ、相手にソフトな印象を与えようという気持ちは感じ取れますが、どこが間違っているのでしょうか?

ここでは“問題なければ”という表現がNGです。正しくは“差し支えなければ”。ただ単純に「私がご用件を承ります」と伝えるよりも、クッション言葉を使うことで、相手への配慮を示すことは大切なポイント。正しい言葉遣いで、より好印象に近づきましょう!

 

NG7(電話対応):取引先からの連絡に「ちょっと待っていただけますか?」

問い合わせの電話にすぐに対応できない場合もあると思います。焦ったときに出がちなので要注意ワードなのは「ちょっと待っていただけますか?」。デスクの上の資料をガサゴソ探しながら言ってしまったことがある人も多いのではないでしょうか。

こういった場合は「申し訳ございません、至急お調べいたしまして、のちほど改めてお電話させていただいてよろしいでしょうか?」などと断っていったん電話を切り、折返し電話を入れるようにしましょうね。

 

NG8(電話対応):相手に注意されかねない「ガチャ切り」

終わりよければすべてよしというように“電話の切り方”は大事なポイントです。

携帯電話が主流の現在は、電話を切っても“プチ!ツーツーツー”という電子音が鳴る程度ですが、受話器タイプは勢いよく置いてしまうと“ガチャ!”と耳障りな音が鳴ってしまい、相手に不快感を残すこともありますよね。いわゆる“ガチャ切り”というものです。

また自分から電話を切るということは“会話の主導権はこちらにある”という意思表示になりかねませんので、必ず相手が電話を切るまで待ちましょう。

受話器タイプの電話の場合は、通話を終了するフックボタンを先に指でおさえた上で、受話器を静かに置くのがベストです。

 

NG9(振る舞い):周囲に伝えず離席をする

仕事以外に頻繁に席を離れるのは考えものです。お手洗いに行く以外は、行き先と所要時間を周囲に伝えておきましょう。

離席中にお客様から電話がかかってくることもあれば、急用ができ上司があなたを探しているかもしれません。

お手洗いに行ったきり、しばらく帰ってこないということがないように!

 

NG10(振る舞い):廊下の真ん中を歩く

お客様をご案内するときには、すぐにご案内しようとするあまり自分が廊下の中央、お客様は、隅のほうを歩いているということがないように落ち着いて丁寧にご案内しましょう。

廊下の中央はお客様に歩いていただくところだということを日頃から意識しておきましょう。

 

マナー違反な対応も、意識していないとついついやってしまうもの。ぜひこの機会におさらいしてみてくださいね。

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意外とやりがち!確認しておきたい「ビジネスメール」NGマナー4つ
「とんでもございません」もダメ!? やりがちだけど実はNGな電話対応5つ
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【画像】
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※ こちらの記事はGATTAの過去掲載記事をもとに作成しています。