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もう一度おさらいしたい!ビジネスメールのマナー&言葉遣い【署名・件名・本文・転送・送信タイミング】

2019.03.28 21:00

ビジネスの現場でのメールは重要なツールのひとつですよね。意外と件名や署名、はじめの挨拶に悩む人も少なくありません。

そこで今回は、ビジネスメールにおけるマナーと正しい言葉遣いをまとめました。新年度がはじまる前に基本のキからおさらいしてみては?

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1:「件名」の書き方

(1)件名は要件を明確に

メールに件名を入れずに自分の名前を入れて「○○です」と送るのはNGです。

これではメールを開くまで本文の内容がわかりませんよね。メールの件名は開く前に“どんな内容のメールなのか”が分かるようにすることが大切です。

「5/12の打ち合わせにつきまして」など、極力相手にひと目でわかりやすいようにしましょう。また、件名を「おはようございます」や「お疲れ様です」など挨拶的な一言で終わらせてしまうのも避けた方がいいでしょう。

これでは先方が後から内容を確認する場合、メールそのものを検索することが非常に難しくなってしまいます。検索するときのことを考えて件名を作成すると、自分も相手も便利ですよ。

件名で要件を瞬時に把握できるようにすれば、相手にも内容が伝わりやすくなります。

(2)「Re:」が長くなっても件名は変えない

何度も往復してRe:が長くなってしまった場合、「見づらいから」とタイトルを変更してしまう人もいますよね。しかし、これは実はNG。

なぜなら、同じタイトルのほうが後々検索する場合に便利だからです。「そういえばあの件はメールに書いてあったな」と思って過去のメールを探したくでも、タイトルが変わってしまっていると検索に余計な時間がかかりかねませんよね。同じ内容でやり取りしている場合は、Re:がついたままの件名でOKです。

(3)区切りのない件名

共有資料を変更した場合、毎回「○○です 資料更新しました」という件名にしてしまうとやや見にくい感じがしますよね。

そんなときは件名の中に【資料更新】と括弧付きで書くとより内容が強調され見やすくなります。「【資料更新】○○会」などとすれば件名だけで内容がよく分かるようになります。

 

2:宛名は必須!最初の挨拶の基本

(1)「○○様」と本文冒頭に入れる

誰に対してのメールなのか分かりやすくするために、相手の名前を冒頭に記載しましょう。もし、所属部署が分かるなら、あわせて記載するとさらに伝わりやすくなります。

(2)はじめに名乗る

宛先の次に、自分が所属する会社名と名前を書けば、誰からのメールか瞬時に把握してもらえます。

会社同士で交流があったとしても、メールを送る側と送られる側の双方でやり取りがはじめての場合はきちんとした挨拶を入れることが大切です。“お世話になっております”はメール本文の書き出しに入る挨拶ですが、初回からこれを入れてしまうのはNGです。

「お世話になっております、◯◯の山下です」という書き方だと「あれ、いつ会った人だろう?」と考えさせてしまうので、「はじめてご連絡差し上げます、◯◯の山下と申します」とするのが正解です。

「拝啓 貴社益々ご清栄のことと〜」というような手紙で使われる丁寧な言い回しはあまりにも長いので止めたほうが無難です。

(3)時候の挨拶は不要

ビジネスメールの場合、基本的に頭語や時候の挨拶は不要です。覚えておきましょう。

 

3:本文の言葉遣い

(1)なんでもかんでも「させていただく」という表現を使うと不快感も?

ビジネス敬語において違和感があるのが、“〜させていただく”を多用している言葉遣いです。言っている本人はとても丁寧に伝えているつもりになっているのですが、ビジネス敬語としてはNG。メールで使用してしまっている人もいるのではないでしょうか。

たとえば「心からお詫びさせていただきたいと思います」という言葉遣いもNGです。ここでの“〜させていただきます”は、「あなたの許しを得て○○を行います」という意味を持ち、へりくだる気持ちを強く表している謙譲語です。そのため、正しく使わないとなんだか恩着せがましい印象を与えてしまうことも。「心からお詫び申し上げます」の方がベターです。

なんでもかんでも“させていただく”を使えば良い、というわけではありません! 「ぜひ出席させていただきます」のように、謙譲語としてふさわしいシーンであればぴったりですね。

(2)丁寧語?「お」と「ご」の使い方も状況によっては注意

ビジネス言葉遣いでありがちなのが、むやみやたらに“お”と“ご”を使ってしまうことです。

自分では丁寧な言葉遣いを意識していると思っていても、“お”や“ご”を使うときにはルールがあるため、場合によっては失礼にあたることがあります。

基本のルールとしては、“相手の所有物や行動、相手からの行為や物事”に対して用いることが正しい使い方です。覚えておくと良いでしょう。

(3)1,000…2,000…3,000文字!? 本文が長すぎる

せっかく丁寧に書いたメールも、小説のように長い文章は相手もきっと読みにくいはず。なるべくシンプルに、要点をまとめて伝えることができると良いですね。

なお本文が長くなる場合は、複数のメールに分けて送ることも問題ありません。「何度もメールを送っていいの?」と思われがちですが、要点が多い場合には相手も理解してくれます。電話を併用することも、伝わりやすくなってGOODでしょう。

また少し長めのメールや、メールの途中で話題が切り替わるときには、適宜改行を2回入れるのも大切です。視覚的にも読みやすくなり、伝わりやすさがアップします。

そして、送る前に自分で読み返してチェックしましょう。書いている途中は分からなくても、読み返してみるとダラダラと長くなりすぎた文章に気付くこともあるので要注意です。

 

4:「挨拶・署名」のないメールはNG!

SNSやLINEでは、アカウントで名前やプロフィールが分かるので、やり取りの最初にいちいち名乗ることはほとんどないですよね。しかし、メールの場合は名乗らなければ誰からきたメールか分かりません。

本文にしっかり用件を書いていても、送り主の名前がないと相手も困ってしまうので、本文の最初と最後には名前を書いておくようにしましょう。

まずはご挨拶ということで相手の会社名と部署名、そして名前を必ず入れます。そこから「お世話になっております ◯◯社の田中です」と自分も名乗り、本文が始まるとベター。

本文が終わった後は、自分の会社名、名前そして連絡先を入れるようにしましょう。特に電話番号は重要です。

 

5:社会人が謝罪するときに使う言葉のマナー

なにか間違いをした際に「すみません」とつい言ってしまうことがあるのでは? 実は「すみません」もNGな言葉遣いです。

「すみません」は感謝と謝罪の意味が込められているので、きちんと「申し訳ございません」と「ありがとうございます」を使い分けるよう意識するようにしましょう。まるで“バイト言葉”のようにカジュアルな「すみません」は大人の女性にはふさわしくないので要注意! ビジネスパーソンであれば、美しい言葉遣いを心がけたいですね。

 

6:文章の内容を読み直して確認しないのはビジネスマナーとしてNG

送信前の読み直しは忘れずにしていますか? 案外忘れがちなので、送信前には必ず読み直しをするよう心がけましょう。読み直しをする際のポイントについては、下記を参考にしてみてください。

(1)誤字脱字はないか

(2)送信者のアドレスは間違っていないか

(3)文章は簡潔に分かりやすく記載されているか

(4)内容を第三者に見られても問題ないか

(5)送信者の会社名や部署名、氏名に間違いがないか

上記5点です。慣れないうちはチェック表を作っても良いかもしれません。

 

7:返信を先延ばししたい場合、相手に失礼のない方法は?

送られてきたメールは読んだものの、返信を先延ばしにしてしまうのもNGです。返事をするのに時間が掛かりそうであれば「メールを受け取りました」という連絡を先にして、返事に多少時間が掛かる旨を伝えておくとスムーズですよ。

 

8:本文を簡略化しすぎると内容が分かりづらい…改善策は?

あまりにも簡潔にし過ぎてしまうと相手にとっては送信者の意図が分かりづらくなってしまいます。そこで意識したいのが5W2H(いつ、どこで、誰が、何を、何故、どのように、どのくらい)です。5W2Hを意識しながら箇条書きを取り入れると、メールを受け取る側に内容が伝わりやすい文面になるので覚えておくと良いでしょう。

 

9:ビジネスで転送メールを送るときのポイント

転送するメールの文章に手を入れるなど、勝手な書き換えはNGです。ある意味では文章の改ざんにもなりかねない行為ですので控えましょう。もし本文の内容に間違いなどがある場合は転送文を変えるのではなく、自分の本文中にて引用し、修正をするようにしましょう。

なお自分の解釈や意見を記載する必要はありません。人数が増えると誤解も多くなりますので、転送をお願いされた文はあくまでも“そのまま”で送るのがいいでしょう。

 

ビジネスメールのマナーを守ることで、相手に好印象を与えられたり、スムーズなやり取りができたりします。相手に失礼のないようなメールを書けるようにしていきたいですね。みなさんもぜひ実践してみてくださいね。

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※ RE:って消してもいいの?「ビジネスメール」のNGマナー9つ
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【画像】
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※ こちらの記事はGATTAの過去掲載記事をもとに作成しています。